Zaznacz stronę

Zgłoszenia wewnętrzne – Sygnaliści

 

 

1. Podstawa prawna

Zarządzenie nr 10 Dyrektora Zarządu Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie z dnia 16.09.2024 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Zarządzie Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie.

2. Opis

Zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy informacji, w tym uzasadnionego podejrzenia, dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Zarządzie Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie, w którym zgłaszający pracuje, pracował lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.

3. Tryb dokonania zgłoszenia

  1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, pisemnie lub w postaci elektronicznej, w następujący sposób:
    • poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma, do osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń w siedzibie ZDMiZ,
    • pisemnie, za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres zgloszenia@zdmiz.olawa.pl,
    • pisemnie, za pośrednictwem operatora pocztowego, w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie naruszenia” umieszczonej w kolejnej kopercie, którą należy wysłać na adres: Zarząd Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie, ul. 3 Maja 30, 55-200 Oława,
    • bezpośrednie spotkanie z osobą przyjmującą zgłoszenie, z którego sporządza się protokół odtwarzający jego dokładny przebieg.
  2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 4 musi zostać podpisany przez osobę dokonującą zgłoszenia naruszenia prawa po jego uprzednim sprawdzeniu i naniesieniu ewentualnych poprawek.
  3. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania, do którego musi dojść w ciągu 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
  4. Anonimowe zgłoszenie wewnętrzne, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.
  5. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać:
    • dane osobowe sygnalisty,
    • dane kontaktowe do sygnalisty,
    • dane osobowe osoby, której zgłoszenie dotyczy,
    • datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia,
    • możliwie jak najdokładniejszy opis naruszenia prawa,
    • opis sytuacji, w której dostrzeżono naruszenie,
    • wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa,
    • wskazanie osób, które były świadkami zaistniałej sytuacji, która może zostać uznana za naruszenie prawa,
    • wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które są w posiadaniu zgłaszającego, a które mogą być pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia.

4. Zgłoszenia anonimowe

1. Zgłoszenie naruszenia prawa można dokonać również anonimowo:

  • poprzez przekazanie pisemnego zgłoszenia w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem ”zgłoszenie naruszenia” i umieszczenie koperty w kolejnej kopercie, którą można wysłać przez operatora pocztowego na adres: Zarząd Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie ul. 3 Maja 30 55-200 Oława,
  • na adres poczty elektronicznej: zgloszenia@zdmiz.olawa.pl, w sposób nie dający zidentyfikować osobę, która zgłoszenie wysłała (np. z nieznanego adresu mailowego, bez podpisu).
  1. Anonimowe zgłoszenie wewnętrzne, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.
  2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do Rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez nadania mu biegu, Koordynator ds. Obsługi Zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję poprzez sporządzenie notatki służbowej.
  3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego, zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, Koordynator ds. Obsługi Zgłoszeń niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

5. Termin załatwienia sprawy

Do trzech miesięcy. W wyjątkowych sytuacjach termin może ulec wydłużeniu.

6. Miejsce załatwienia sprawy

Zarząd Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie, ul. 3 Maja 30, 55-200 Oława.

7.Godziny pracy

   8:00-15:00

8. Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń

Koordynatorem ds. zgłoszeń jest Pani Katarzyna Birecka (pok. 206).

Koordynator ds. zgłoszeń obowiązany jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowaniu działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywał pracę.

9. Ochrona Sygnalisty

Osoba dokonująca zgłoszenia wewnętrznego może otrzymać status Sygnalisty. Sygnalista podlega ochronie a jego dane nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, poprzez przekazanie informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych powodów tych działań następczych. Zakazuje się podejmowania działań odwetowych na Sygnaliście, a także na osobach pomagających w zgłoszeniu i osobach powiązanych z Sygnalistą.

10. Klauzula informacyjna

Przyjmuję do wiadomości, że zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO:

  • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Zarządu Dróg Miejskich i Zieleni w Oławie, ul. 3 Maja 30, 55-200 Oława, zwany dalej ZDMiZ;
  • z inspektorem ochrony danych można się skontaktować wysyłając e-mail na adres iodo@zdmiz@olawa.pl;
  • dane osobowe przetwarzane będą w celu rozpatrzenia niniejszego zgłoszenia naruszeń prawa;
  • podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
  • odbiorcami moich danych osobowych będą podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa, podmioty realizujące dla ZDMiZ usługi pocztowe oraz podmioty prowadzące serwis IT systemów informatycznych używanych w ZDMiZ;
  • dane osobowe przechowywane będą przez okres wskazany w przepisach prawa;
  • przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;
  • dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.

 

Formularz zgłoszenia naruszenia prawa – pobierz plik

 

 




Skip to content